A. Organisasi Koleksi Perpustakaan
Kegiatan organisasi koleksi atau yang biasa disebut juga sebagai kegiatan klasifikasi adalah kegiatan pengelompokan bahan pustaka berdasarkan tingkat persamaan dan memilahnya berdasarkan tingkat perbedaan. Perpustakaan dalam mengorganisasikan koleksinya dapat menerapkan dua kategori klasifikasi, yaitu :
- Klasifikasi fundamental, yaitu pengelompokan bahan pustaka berdasarkan isi (subjek) dokumen
- Klasifikasi artificial berdasar pada sifat-sifat dokumen tersebut, seperti warna kulit buku, tinggi buku dan sebagainya
Kegiatan pengorganisasian koleksi atau kegiatan klasifikasi untuk memberikan kemudahan bagi pengguna (pemustaka) dalam temu kembali informasi (information retrieval), selain itu koleksi bahan pustaka yang terorganisir dengan sistem klasifikasi tertentu dapat memberikan kemudahan dalam melakukan penyimpanan dokumen ke dalam rak, karena buku-buku yang memiliki kemiripan subyek terletak berdekatan sehingga memudahkan penelusuran.
Kegiatan katalogisasi di perpustakan dibagi menjadi dua yaitu katalogisasi subjek dan katalogisasi deskriptif. Kegiatan katalogisasi subjek merupakan klasifikasi fundamental dimana koleksi dianalisis dan kemudian dikelompokkan berdasarkan isinya, sedangkan katalogisasi deskriptif adalah kegiatan mendeskripsikan ciri fisik dokumen yang merupakan wakil dokumen terhadap semua koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Wakil dokumen tersebut berupa katalog perpustakaan, yang akan menjadi sarana temu balik terhadap semua dokumen yang dimiliki. Fungsi katalog yaitu:
- Sebagai sarana untuk menampilkan (query) seluruh koleksi yang terdapat di perpustakaan;
- Sebagai alat penelusur dalam memperoleh informasi;
- Sebagai wakil semua koleksi yang dimiliki perpustakaan.
B. Prosedur Pengorganisasian Koleksi
Secara umum kegiatan pengorganisasian koleksi pada Perpustakaan Kementerian Perhubungan yang dilakukan mengacu pada standar Dewey Decimal Classification (DDC), yaitu sistem persepuluhan yang dibagi berdasarkan disiplin ilmu. DDC ini digunakan sebagai pedoman pembuatan notasi atau nomor kelas untuk subyek-subyek umum. Secara garis besar pembagian disiplin ilmu berdasarkan DDC pada First Summary (ringkasan pertama) adalah sebagai berikut :
Kemudian setiap ringkasan pertama dibagi menjadi 10 bagian yang disebut divisi atau Ringkasan Kedua (Second Summary). Misalkan kelas utama teknologi (600) terdiri dari divisi-divisi sebagai berikut:
Kemudian setiap divisi ini dibagi lagi menjadi 10 bagian yang disebut seksi atau Ringkasan Ketiga (Third Summmary). Misal bidang ilmu Kedokteran, setiap seksinya dapat dibagi sebagai berikut:
Setiap seksi atau Ringkasan Ketiga, diperinci lagi menjadi sub seksi. Lihatlah table di bawah ini :
